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導入事例

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Googleカレンダーからtotocoに移行して予約管理が簡単に!予約入力時間が5分の1に短縮!

ニシオ自販袋井本店 
【企業規模】従業員数50~60人(パート含む) 整備工場3店舗、スタンド2店舗

totoco導入前に感じていた課題を教えてください。

totoco導入以前はGoogleカレンダーで管理をしていましたが、細かい予約枠の管理が出来なかったりすべて手入力しなければいけないため予約を受けた時間の入力間違いがあったりしました。予約時間の入力間違いが多く、予定と実際に入庫してくる時間がずれてしまい現場の段取りが狂う事が多くありましたね。

また繁忙期や閑散期に合わせて入庫枠の調整をしたかったけれど、予定作成は基本コピーして増やしていたので細かな調整ができませんでした。

さらにDICを使っているPCとGoogleカレンダーを使うPCが別だったため一度DICで情報確認後受付表に記入し、それをGoogle側に登録していたので接客などで離席するとそのまま登録を忘れてしまう事もよくありました。

totoco導入後、課題の改善は見られましたか?

予約入力時に選んだ時間も分かるし※、入力項目が確認しやすくなり入力間違いが大幅に減りました。
※totocoは予約入力時に選んだ時間や空き状況を画面を切り替えることなく確認することが可能です!

またDICと同じPCでtotocoを開くことが出来る為、予約を受けると即入力ができ時間短縮になり(従来10分程度必要だったものが2,3分程になった)予約対応後他の接客で席を離れても入力のミスがなくなりました。電話で予約を受けた際にタブレットでその場で入力も出来る為メインのPCを占有しなくても良いことも大きいですね。

totoco導入はスマートでしたか?

最初は新しい物を入れるという事で勝手がわからず確認しながらの作業になりましたが、1、2週間~1ヶ月程度で慣れその後は格段に入力業務時間も減りました。

totocoで気に入っている機能を教えてください

予約入力ページで日付と時間が確認でき、画面を切り替えることなく日時の変更も出来ることが非常に便利です。またその日の予約一覧の画面から直接担当者名を入れられるようになっており、誰が受けた物かをすぐに把握できる等とにかくページを切り替えずにちょっとした確認ができることが煩わしくなくていいですね。

あとは今まで受付表に書いていた備考等を予約一覧画面に表示出来る為、予約の確認をする時点で把握出来る事です。

またお車の引取に行かなければいけないことが多い為、ラベル機能を使って引取がどれぐらいあるのかの把握が出来る事と、これらの確認がPCが無くてもどこでも確認が出来る為非常に便利です。

最近Web予約にも取り組み始めたので、これからも活用していきます。
現在1日の予約が30-40件程度あり電話応対時間に取られる時間が多いので、Web予約が半分ぐらいを占めるようになり電話応対業務の時間短縮が出来れば思います。