株式会社ヤマウチ

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導入事例

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今では以前の方法に戻すほうが難しいという声もあり導入前の大変さが今では嘘のように感じます。

ピットオフ大通店 松久 均 店長 チーフ
【企業規模】店舗スタッフ数10名(店長含む) 店舗数8店舗

導入前はどんな課題がありましたか?

突然、長年勤めていた従業員が退職したいという申し出がありました。退職希望を出した従業員は仕事の能力も高く、受付から予約の管理まで多能工に対応してくれていた為に今回の欠員は会社的にも大きな影響が出ました。

残された従業員も試行錯誤で対応しておりましたが、業務管理のほとんどが手書きの管理だった為、手書きならではのメリットはありますが効率という面に関しては手間と時間が大きくかかり、業務時間を圧迫している状況でした。

それに合わせて、業務内容を個別で対応しているなど独自の管理方法で行なっていたこともあり、残された従業員へ細かな引継ぎも無かった為に当初は把握するだけでいっぱいになってしまい、お客様へもご迷惑かける場面もありました。

totoco導入に至った経緯・決め手となったポイントなどをお聞かせください。

今回のような突然の退職者が現れた場合や、突発性のトラブル対応が発生したときに業務内容をもう少し見えるようにしなくては、対応が出来ないことを改めて気づかされました。同じような思いをしたくないと考えていた時に、totocoシステムについて説明を受ける機会があり内容を確認すると、今回の悩みが全て解決できると確信し導入することを決めました。

導入後、課題は解決しましたか?どのような機能によって解決したか、詳しくお聞かせください。

特に今回問題となった個別管理していたことで情報共有ができなかったことについて、導入後は誰でも同じやり方で対応できるようになり一度操作方法を覚えてしまうと簡単に管理することが出来るようになりました。

それだけではなく今まで管理していた方法では3~4ヶ月先までの管理が通常でしたが、このシステムだと最大3年後まで予約管理が出来、少数ではありますが1年後の予約などを忘れや漏れることなく簡単に管理できる所も実際に使用して役に立ちました。

現在使用している車検システムの中にある既存のお客様情報をそのまま利用することも出来るので、一からお客様情報を入力する手間も省けたことで業務時間の短縮にも大きな効果が出ました。

導入後、社内に変化はありましたか?

今までは担当者しか出来なかったという概念を持って仕事をしていましたが、システム導入後は誰でも簡単に行なうことが出来、サポート役に回っていた従業員も自信を持って接客対応できるようになりました。

システム内にある月ごとのカレンダー表記を見るだけで入庫状況も一目で把握することが出来、それがきっかけとなり入庫管理の平均化を行なうことで業務改善もすることが出来ました。使用方法によってはまだまだ良い部分が表れてくると期待しております。