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車検ネット予約管理サービスtotoco(とっとこ)

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導入事例

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1年後の予約などを忘れや漏れることなく簡単に管理できる所も実際に使用して役に立ちました。

ピットオフ西帯広店 柴田 大輔 チーフ
【企業規模】店舗スタッフ数10名(店長含む) 店舗数8店舗

導入前はどんな課題がありましたか?

導入前は全店舗紙ベースの予約台帳でお客様の車種や電話番号、車検・一般整備、代車予約など全ての予約管理を手書きで行なっておりましたが、その紙ベースの管理方法に慣れてしまっている為、年配のスタッフやPC操作が苦手な従業員が使用できるだろうかという心配と、不慣れな操作で対応することで今まで以上に時間がかかってしまうのではないか?という不安がありました。

このような不安が残る状況で現場には、どうやれば理解してもらうか、どのように説明すると納得してくれるのか、という落とし込む部分が一番の課題でした。
実際に導入前の第一段階として、グーグルドライブを使用して代車の管理をする仕組みを作りましたが、実際に全店舗が稼動できるまでに約半年ほどかかりました。
この代車管理も予約管理台帳を使用して管理しておりましたが、電話・来店の突発的な予約が入ったときには手書きで、さっと書いたほうが断然に早いという意見も多く切り替えるまでに時間がかかったことは事実です。

totoco導入に至った経緯・決め手となったポイントなどをお聞かせください。

これからの時代、ネット社会からは避けられないという情報はいろいろな新聞・雑誌などで目にするが、実際に自分たちの店舗は今後対応できるのか?と考えておりました。
そんな時に、今回のtotocoシステムがあることを知り、一度話を聞くことにしました。

内容を確認すると、思っていたよりも断然操作方法が簡単で自店舗の課題であったPC操作に不慣れな従業員が多い中でも取り入れることが出来るのではないかと思い、実際に現場スタッフへ操作方法や管理のやり方などを説明した所、「これであれば使えそうです。」の声に導入の決め手となりました。

導入後、課題は解決しましたか?どのような機能によって解決したか、詳しくお聞かせください。

実際に導入し活用してみて特に実感できたものが予約管理でした。
今まで出張や出先の場合、店舗に電話連絡を入れてから伝言を確認・予約のやり取りを行なっていましたが導入後ネット環境さえあれば、予約状況確認や予約もリアルタイムで受付することが出来、時間の短縮や伝え忘れ・漏れなども無くなりサービス低下を防ぐことも出来たことは本当に良かったと思います。

それ以外にも紙ベースの台帳管理していたときに、一人が予約を対応していると二人目以降受付が終了するまでお時間を頂くこともありましたが、この問題もPCがあればお待たせすることなく対応することが出来ました。

導入後、社内に変化はありましたか?

PC操作に対する不安が導入を期に少しずつ解消され、これから同様のシステムなどを導入したときには抵抗無く受入れができそうです。
操作方法も慣れたもので、今では以前の方法に戻すほうが難しいという声もあり導入前の大変さが今では嘘のように感じます。
これからは手作業の業務がどんどんと減少していき、更なる効率化が求められてくると思います。 その第一弾として早めに導入できたことは、今後のことを考えると本当に良かったと思います。