みなさまこんにちは。ヤマウチの人見です。

今月号は先月号に引き続き「ラチェットモンキーのペーパーレスな会議風景」をご案内いたします。

週１会議で自店舗の現状と対策を考えて他店舗と気づきを共有

さて、皆さまがお勤めの会社では会議をどのくらいの頻度で行っていますか？ラチェットモンキーでは週１回のペースでおこなっています。「えぇぇ・・。毎週会議とな・・。いったい何の話をするん・・」。と思った方もいらっしゃるのではありませんか？「会議が多い会社は生産性が低い」という言葉もよく耳にしますしね。

しかしですね、おどろくなかれでございまして、自他ともに認めるムダが大嫌いな怠け者の私が「会議は週１回でちょうどよい」と思っているんです。

会議と言ってもコンテンツは「予実の進捗」「当月の着地見込み」「好調不調要因の分析結果」「勤務時間管理」の４つだけですから、報告時間は１０分程度です。４店舗あわせても、質疑をふくんで１時間程度で終わります。超絶ショートでしょ？

資料のしつらえも大変簡素なものです。皆さまが見やすい様にマイクロソフト社提供のパワーポイントは使いますが、基本的には基幹システムから出るものを画像で切り貼りすればＯＫにしています。（現にパワポを使っているにもかかわらずグラフなんてモンは一切出てこないですからねｗ）残すところは好調不調要因を１００文字程度でこしらえつつ、電卓をはじいて着地見込みを算出するだけですから、資料は３０分程度で完成します。会議開催時間とあわせますと、週に一度１時間半ほどを使う計算になりますね。

週に一度、自店舗の現状を見える化して考察し、対策を考えて他店舗と気づきを共有しあうわけです。決して無駄ではないと思います。無駄ところか絶対的に必要な時間なのではないでしょうか？

もちろん会議はＷｅｂで実施します。だって移動時間なんて無駄の極みじゃんｗ

店舗間のミゾができないようにあえて週１のＷｅｂ会議を実施

このＷｅｂ会議にはひとつ工夫がございまして、Ｚｏｏｍの様に発表者がＰＣ画面を共有して発表するのではなく、資料を自分が好きなタイミングで覗き見できる会議ツールを利用しています。

しっかりと目で追いたい箇所は自分のタイミングで読み解きたいですし、大きな声では言えませんが、ボケラーとしてしまって、うっかり資料を見飛ばしちゃったりする事もあるじゃないですか(笑)この会議ツールは親会社が用意くださったものなのですが、会議に参加しつつ好きな資料を見る事ができますので私としては、大変お気に入りでございます。

本音を言えばですね、この程度のコンテンツですから、会議の体はとらずに、スラックやチームスなどプロジェクト管理ができるツールを日々活用してやっていきたいところなんです。現にヤマウチで販売しております予約管理システムtotoco（とっとこ）のプロジェクト進捗はツールをガンガンに駆使してやっていますからね。

ですけれど、うちの店長は、車の販売やフロント業務、整備や車検の検査業務までしているんです。そのうえ、毎年予算をこしらえ、毎月損益計算書を読み解いたマネジメントをしている、スーパープレーイングマネジャーなんです。

日々をドン引きするレベルで忙しく過ごしていますから、予実進捗をツール頼みにしてしまうと、どうしても自店舗以外の事なんて、なおざりにしちゃいますよね・・。これは仕方がない事だと思います・・。

しかしですね、自店舗の事ダケに目が向くと、あまりよろしくありません。ウチの各店舗は車で２０分程度しか離れておりませんから、お客様は店舗をまたいでご利用されます。もとより、このお客様の動きを「大変ヨシ！」としたプロモーションをかけていますから、「ウチのお店ダケが良ければいいや！」が過ぎてしまいますと店舗間でギスギスした感情が生まれるやもしれません。

こんな負の感情がお客様にチラりとでも見えてしまうと、ラチェットモンキーのコアなファンになんてなってはくれないんです。ですから便利ツールでＤＸ化を推し進めるのではなく一歩下がって「週に一度Ｗｅｂ会議をする」を採用しているというわけです。

ちなみに「会議ばかりだと生産性が下がる」という類のお話ですが、きっと、具が無いのに見栄えだけ整えてエェ格好をする発表者であったり、発表してる人の揚げ足をとって自身のプレゼンスを上げようとする輩が跋扈している会議なんだと思います。そんなムダ以外の何者でもない会議は殲滅しなければいけませんね(笑)

会議の内容によってＷｅｂとリアル開催を並行して実施

さて、ラチェットモンキーの会議のお話にもどします。おおよそ毎月４～５回ほど会議をする勘定になるわけですが、このうち１日だけ、少し重めのコンテンツを盛り込んでいます。

この日は月次締め後の損益計算書をもとに単月と累計の予実の読み解きを各店毎に報告しつつ、「ライバル社の動向」「自店舗の管理状況」「販促関連」「プロジェクト進捗」「お客様のアンケート結果」「今月一番輝いていたひと」の共有をしあいます。

いつも使っているＷｅｂ会議ツールを活用しての開催ですが、この日ばかりは店長と副店長の皆様が本社に集合します。「未来に向けてもっとラチェットモンキーを良いお店にしていこう！」というコンテンツが多いですから、双方向の対話ではなく、皆さまの会話が生まれやすいからあえてリアル開催を選んでいます。

ツールを使ってムダを省く仕事の進め方を知れば、自分たちに合った手法を「選ぶ」ことができます。ですから「なんでもかんでもＤＸ化！」という、わけのわからん謎の勢力に押されることも無くなるのです。

来月号では、ウチの店長の会議に対するホンネと「何がムダで何がムダじゃないのか」の判断基準をご案内しますね！乞うご期待でございます！。

totocoが生まれた自動車整備工場のDX成功の秘訣！のバックナンバーはこちらから